Matryca Priorytetów Einsenhowera

Kolejna metoda zarządzania czasem.

Za ojca technik zarządzania czasem uznaje się Petera Druckera. Wg jego słów techniki te powinny znacząco wpływać na osiąganie celów, zarówno zawodowych jak i osobistych.

Technik zarządzania czasem, szczególnie w odniesieniu do przedsiębiorstw jest bardzo dużo.  W poprzednich wpisach opisałam juz technikę Pomodoro oraz metodę małych kroków, japońską filozofie Kaizen . Dziś przedstawię Wam kolejna z nich.

Matryca Priorytetów Einsenhowera świetnie sprawdza się w życiu osobistym. Szczególnie dziś w XXI wieku mamy tak wiele spraw, że załatwienie wszystkie wydaje się niemożliwe. Sprawy domowe, rodzinne, urzędowe, prywatne, służbowe. Co wybrać wyjście z dzieckiem na basen czy wypełnienie formularza PIT (szczególnie gdy jest 30 kwietnia)? Uporządkować dokumenty z ubiegłego roku, a może zacząć godzinny trening jogi? Zapewne takie pytania pojawiają się w naszej głowie codziennie. Co wybrać, bo wybrać musimy, na wszystko nie starcza nam czasu. Czy ważniejsze są dzieci i rodzina czy mój rozwój i odpoczynek, a może wysprzątany dom i piękny ogród, albo nadrobienie zaległości w pracy? Doba dla wszystkim ma tylko 24 godziny i za nic nie da się jej wydłużyć. O ile potrzebowałabyś przedłużyć swoja dobę by nadgonić wszystkie zaległości?

Matryca Priorytetów to iście wojskowy wynalazek. Została opracowana przez Dwight D. Eisenhowera amerykańskiego generała, który w czasie II Wojny Światowej w latach 1943-1945 pełnił funkcję Naczelnego Dowódcy Alianckich Ekspedycyjnych Sił Zbrojnych, a w 1953 roku został wybrany na urząd Prezydenta Stanów Zjednoczonych. Człowiek ten był mądrym i skutecznym strategiem. Słynął ze świetnej organizacji swojego czasu. Powiedział on kiedyś “To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. I na tych dwóch parametrach opiera się technika nazywana Macierzą lub matrycą Eisenhowera. Pilność i ważność zadań.

Metoda ta opiera się na podzieleniu wszystkich spraw na 4 ćwiartki Eisenhowera:

1. Pilne i ważne: (gaszenie pożarów), rzeczy które pilnie musimy wykonać lub zlecić ich wykonanie, gdyż w przeciwnym razie grożą nam daleko idące skutki (np. złożenie zeznania rocznego, przegląd samochody, odnowienie ubezpieczenia) lub spowodują nawał dodatkowej pracy (nauka do egzaminu). W tej części znajdują się najczęściej :

• Sprawy kryzysowe
• Sprawy przeterminowane
• Skutki zaniedbań (niewykonania jakiś ważnych zadań)
• Sprawy terminowe.

2. Niepilne ale ważne. To takie których są dla nas istotne, lecz ich realizację możemy rozłożyć w czasie.

• Przygotowania projektów
• Planowane działania
• Zapobieganie
• Ćwiczenia fizyczne
• Budowanie relacji
• Nauka
• Praca nad sobą
• Sprawy codziennego życia
• Porządki generalne
• Prace ogrodowe

3. Pilne i nieważne. To sprawy które nie są ważne dla nas, lecz dla kogoś lub sprawy nasze, które nie są bardzo istotne, lecz trzeba je zrealizować.

• Telefony do niektórych osób
• Niektóre spotkania
• Regulowanie rachunków bieżących
• Błahe sprawy naglące
• Wizyta u fryzjera, kosmetyczki

4. Niepilne i nieważne. To tak zwane „pożeracze czasu”.

• Pryjemności tj. seriale, gry komputerowe, przeglądanie stron w Internecie
• Niezapowiedziane spotkania
• Błogie lenistwo
• Wyjście do galerii handlowej bez zamiaru i potrzeby kupowania
• Czas na „papieroska i kawusię”
• Sprawdzenie co mamy w spamie

W jaki sposób pracować z macierzą Eisenhowera?

1. Sporządzamy wykaz wszystkich czynności jakie mamy do wykonania, również te zaległe.
2. Każdą z czynności przypisujemy do jednej z ćwiartek Eisenhowera.
3. Realizujemy wg schematy.

Ćwiartka 1. Pilne i ważne, wykonujemy od razu samodzielnie lub zlecamy do pilnej realizacji. W ten sposób pozbędziesz się spraw zaległych, które są dla nas istotne. Zbyt częste pozostawianie spraw pilnych i ważnych przynosi wiele negatywnych konsekwencji jak stres, ciągłe „gaszenie pożarów”, brak czasu na zadania z ćwiartki „ważne i niepilne”, tendencja to marnowania czasu w ćwiartce „nieważne i niepilne”.

Ćwiartka 2. Niepilne ale ważne. Zadania z tej ćwiartki powinny zajmować nam najwięcej czasu. Gdy już nadrobimy wszystkie zaległości z ćwiartki „ważne i pilne”, będziemy mogli skupić się na zadaniach planowanych, na realizacji zadań bez pośpiechu i presji czasu. Przeważają tu zadania długoterminowe, których realizacja jest rozłożona w czasie. Pewnym niebezpieczeństwem jest fakt, że mamy dużo czasu na realizację, więc może pojawić się pokusa na „zrobię to jutro”. Wówczas zadania z tej ćwiartki przeniosą się do ćwiartki 1 „ważne i pilne” (mój ulubiony przykład rozliczenie roczne PIT) .

Ćwiartka 3. Pilne i nieważne. Sprawy te należy wykonać samemu lub najlepiej zlecić ich wykonanie innej osobie. Zajmujemy się nimi dopiero po wykonaniu zadań z ćwiartki 1 „ważne i pilne”. W tej ćwiartce są , które nie są istotne dla naszego głównego celu, ale muszą zostać wykonane (zapłacenie rachunków). W miarę możliwości należy przekazywać je innym osobom do realizacji, uzyskując w ten sposób czas na zadania z ćwiartki nr 1 i nr 2.

Ćwiartka 4.  Niepilne i nieważne. Jak łatwo się domyśleć, sprawy z tej ćwiartki najlepiej zignorować i nie poświęcać im czasu. Stanowią one tzw. „pożeracze czasu”. Wystarczy tylko na chwilę włączyć serial, by stracić godzinę czasu lub więcej (kolejny odcinek) . Gry komputerowe czy w telefonie pochłaniają bardzo dużo, czasu choć nie zauważamy jego upływu. Zbyt częste wykonywanie zadań z tej ćwiartki, skutkuje zaległościami w każdym obszarze.

Podsumowanie

Stosowanie Macierzy Eisenhowera pozwala nam samodzielnie planować swój czas oraz wybierać zadania zgodnie z naszymi indywidualnymi priorytetami. Problem może się pojawić, gdy niewłaściwie zdefiniujemy zadanie i w sposób błędny zakwalifikujemy zadanie do konkretnej ćwiartki. Musimy pamiętać, że odpoczynek i relaks mieszczą się w ćwiartce 2 „ważne i niepilne”, a nie w ćwiartce 4 „nieważne i niepilne”

Stosując to metodę (podobnie jak i inne) warto wspomagać się terminarzami, kalendarzami spotkań czy listami spraw do wykonania, a nie tylko liczyć na swoja pamięć.