Zarządzanie czasem, matryca Eisenhowera, macierz priorytetów

Zarządzanie czasem, matryca Eisenhowera

Nara i Świątynia Wielkiego Buddy
11 maja 2018
Samoocena, samoakceptacja, poczucie własnej wartości i pewność siebie.
25 maja 2018

Matryca Priorytetów Einsenhowera

Kolejna metoda zarządzania czasem.

Za ojca technik zarządzania czasem uznaje się Petera Druckera. Wg jego słów techniki te powinny znacząco wpływać na osiąganie celów, zarówno zawodowych jak i osobistych.

Technik zarządzania czasem, szczególnie w odniesieniu do przedsiębiorstw jest bardzo dużo.  W poprzednich wpisach opisałam juz technikę Pomodoro oraz metodę małych kroków, japońską filozofie Kaizen . Dziś przedstawię Wam kolejna z nich.

Matryca Priorytetów Einsenhowera świetnie sprawdza się w życiu osobistym. Szczególnie dziś w XXI wieku mamy tak wiele spraw, że załatwienie wszystkie wydaje się niemożliwe. Sprawy domowe, rodzinne, urzędowe, prywatne, służbowe. Co wybrać wyjście z dzieckiem na basen czy wypełnienie formularza PIT (szczególnie gdy jest 30 kwietnia)? Uporządkować dokumenty z ubiegłego roku, a może zacząć godzinny trening jogi? Zapewne takie pytania pojawiają się w naszej głowie codziennie. Co wybrać, bo wybrać musimy, na wszystko nie starcza nam czasu. Czy ważniejsze są dzieci i rodzina czy mój rozwój i odpoczynek, a może wysprzątany dom i piękny ogród, albo nadrobienie zaległości w pracy? Doba dla wszystkim ma tylko 24 godziny i za nic nie da się jej wydłużyć. O ile potrzebowałabyś przedłużyć swoja dobę by nadgonić wszystkie zaległości?

Matryca Priorytetów to iście wojskowy wynalazek. Została opracowana przez Dwight D. Eisenhowera amerykańskiego generała, który w czasie II Wojny Światowej w latach 1943-1945 pełnił funkcję Naczelnego Dowódcy Alianckich Ekspedycyjnych Sił Zbrojnych, a w 1953 roku został wybrany na urząd Prezydenta Stanów Zjednoczonych. Człowiek ten był mądrym i skutecznym strategiem. Słynął ze świetnej organizacji swojego czasu. Powiedział on kiedyś “To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. I na tych dwóch parametrach opiera się technika nazywana Macierzą lub matrycą Eisenhowera. Pilność i ważność zadań.

Metoda ta opiera się na podzieleniu wszystkich spraw na 4 ćwiartki Eisenhowera:

  1. Pilne i ważne: (gaszenie pożarów), rzeczy które pilnie musimy wykonać lub zlecić ich wykonanie, gdyż w przeciwnym razie grożą nam daleko idące skutki (np. złożenie zeznania rocznego, przegląd samochody, odnowienie ubezpieczenia) lub spowodują nawał dodatkowej pracy (nauka do egzaminu). W tej części znajdują się najczęściej :
  • Sprawy kryzysowe
  • Sprawy przeterminowane
  • Skutki zaniedbań (niewykonania jakiś ważnych zadań)
  • Sprawy terminowe.
  1. Niepilne ale ważne. To takie których są dla nas istotne, lecz ich realizację możemy rozłożyć w czasie.
  • Przygotowania projektów
  • Planowane działania
  • Zapobieganie
  • Ćwiczenia fizyczne
  • Budowanie relacji
  • Nauka
  • Praca nad sobą
  • Sprawy codziennego życia
  • Porządki generalne
  • Prace ogrodowe
  1. Pilne i nieważne. To sprawy które nie są ważne dla nas, lecz dla kogoś lub sprawy nasze, które nie są bardzo istotne, lecz trzeba je zrealizować.
  • Telefony do niektórych osób
  • Niektóre spotkania
  • Regulowanie rachunków bieżących
  • Błahe sprawy naglące
  • Wizyta u fryzjera, kosmetyczki
  1. Niepilne i nieważne. To tak zwane „pożeracze czasu”.
  • Pryjemności tj. seriale, gry komputerowe, przeglądanie stron w Internecie
  • Niezapowiedziane spotkania
  • Błogie lenistwo
  • Wyjście do galerii handlowej bez zamiaru i potrzeby kupowania
  • Czas na „papieroska i kawusię”
  • Sprawdzenie co mamy w spamie

W jaki sposób pracować z macierzą Eisenhowera?

  1. Sporządzamy wykaz wszystkich czynności jakie mamy do wykonania, również te zaległe.
  2. Każdą z czynności przypisujemy do jednej z ćwiartek Eisenhowera.
  3. Realizujemy wg schematy.

Ćwiartka 1. Pilne i ważne, wykonujemy od razu samodzielnie lub zlecamy do pilnej realizacji. W ten sposób pozbędziesz się spraw zaległych, które są dla nas istotne. Zbyt częste pozostawianie spraw pilnych i ważnych przynosi wiele negatywnych konsekwencji jak stres, ciągłe „gaszenie pożarów”, brak czasu na zadania z ćwiartki „ważne i niepilne”, tendencja to marnowania czasu w ćwiartce „nieważne i niepilne”.

Ćwiartka 2. Niepilne ale ważne. Zadania z tej ćwiartki powinny zajmować nam najwięcej czasu. Gdy już nadrobimy wszystkie zaległości z ćwiartki „ważne i pilne”, będziemy mogli skupić się na zadaniach planowanych, na realizacji zadań bez pośpiechu i presji czasu. Przeważają tu zadania długoterminowe, których realizacja jest rozłożona w czasie. Pewnym niebezpieczeństwem jest fakt, że mamy dużo czasu na realizację, więc może pojawić się pokusa na „zrobię to jutro”. Wówczas zadania z tej ćwiartki przeniosą się do ćwiartki 1 „ważne i pilne” (mój ulubiony przykład rozliczenie roczne PIT) .

Ćwiartka 3. Pilne i nieważne. Sprawy te należy wykonać samemu lub najlepiej zlecić ich wykonanie innej osobie. Zajmujemy się nimi dopiero po wykonaniu zadań z ćwiartki 1 „ważne i pilne”. W tej ćwiartce są , które nie są istotne dla naszego głównego celu, ale muszą zostać wykonane (zapłacenie rachunków). W miarę możliwości należy przekazywać je innym osobom do realizacji, uzyskując w ten sposób czas na zadania z ćwiartki nr 1 i nr 2.

Ćwiartka 4.  Niepilne i nieważne. Jak łatwo się domyśleć, sprawy z tej ćwiartki najlepiej zignorować i nie poświęcać im czasu. Stanowią one tzw. „pożeracze czasu”. Wystarczy tylko na chwilę włączyć serial, by stracić godzinę czasu lub więcej (kolejny odcinek) . Gry komputerowe czy w telefonie pochłaniają bardzo dużo, czasu choć nie zauważamy jego upływu. Zbyt częste wykonywanie zadań z tej ćwiartki, skutkuje zaległościami w każdym obszarze.

Podsumowanie

Stosowanie Macierzy Eisenhowera pozwala nam samodzielnie planować swój czas oraz wybierać zadania zgodnie z naszymi indywidualnymi priorytetami. Problem może się pojawić, gdy niewłaściwie zdefiniujemy zadanie i w sposób błędny zakwalifikujemy zadanie do konkretnej ćwiartki. Musimy pamiętać, że odpoczynek i relaks mieszczą się w ćwiartce 2 „ważne i niepilne”, a nie w ćwiartce 4 „nieważne i niepilne”

 

Stosując to metodę (podobnie jak i inne) warto wspomagać się terminarzami, kalendarzami spotkań czy listami spraw do wykonania, a nie tylko liczyć na swoja pamięć.