Za ojca technik zarządzania czasem uznaje się Petera Druckera. Wg jego słów techniki te powinny znacząco wpływać na osiąganie celów, zarówno zawodowych jak i osobistych.
Technik zarządzania czasem, szczególnie w odniesieniu do przedsiębiorstw jest bardzo dużo. W poprzednich wpisach opisałam juz technikę Pomodoro oraz metodę małych kroków, japońską filozofie Kaizen . Dziś przedstawię Wam kolejna z nich.
Matryca Priorytetów Einsenhowera świetnie sprawdza się w życiu osobistym. Szczególnie dziś w XXI wieku mamy tak wiele spraw, że załatwienie wszystkie wydaje się niemożliwe. Sprawy domowe, rodzinne, urzędowe, prywatne, służbowe. Co wybrać wyjście z dzieckiem na basen czy wypełnienie formularza PIT (szczególnie gdy jest 30 kwietnia)? Uporządkować dokumenty z ubiegłego roku, a może zacząć godzinny trening jogi? Zapewne takie pytania pojawiają się w naszej głowie codziennie. Co wybrać, bo wybrać musimy, na wszystko nie starcza nam czasu. Czy ważniejsze są dzieci i rodzina czy mój rozwój i odpoczynek, a może wysprzątany dom i piękny ogród, albo nadrobienie zaległości w pracy? Doba dla wszystkim ma tylko 24 godziny i za nic nie da się jej wydłużyć. O ile potrzebowałabyś przedłużyć swoja dobę by nadgonić wszystkie zaległości?
Matryca Priorytetów to iście wojskowy wynalazek. Została opracowana przez Dwight D. Eisenhowera amerykańskiego generała, który w czasie II Wojny Światowej w latach 1943-1945 pełnił funkcję Naczelnego Dowódcy Alianckich Ekspedycyjnych Sił Zbrojnych, a w 1953 roku został wybrany na urząd Prezydenta Stanów Zjednoczonych. Człowiek ten był mądrym i skutecznym strategiem. Słynął ze świetnej organizacji swojego czasu. Powiedział on kiedyś “To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. I na tych dwóch parametrach opiera się technika nazywana Macierzą lub matrycą Eisenhowera. Pilność i ważność zadań.
Ćwiartka 1. Pilne i ważne, wykonujemy od razu samodzielnie lub zlecamy do pilnej realizacji. W ten sposób pozbędziesz się spraw zaległych, które są dla nas istotne. Zbyt częste pozostawianie spraw pilnych i ważnych przynosi wiele negatywnych konsekwencji jak stres, ciągłe „gaszenie pożarów”, brak czasu na zadania z ćwiartki „ważne i niepilne”, tendencja to marnowania czasu w ćwiartce „nieważne i niepilne”.
Ćwiartka 2. Niepilne ale ważne. Zadania z tej ćwiartki powinny zajmować nam najwięcej czasu. Gdy już nadrobimy wszystkie zaległości z ćwiartki „ważne i pilne”, będziemy mogli skupić się na zadaniach planowanych, na realizacji zadań bez pośpiechu i presji czasu. Przeważają tu zadania długoterminowe, których realizacja jest rozłożona w czasie. Pewnym niebezpieczeństwem jest fakt, że mamy dużo czasu na realizację, więc może pojawić się pokusa na „zrobię to jutro”. Wówczas zadania z tej ćwiartki przeniosą się do ćwiartki 1 „ważne i pilne” (mój ulubiony przykład rozliczenie roczne PIT) .
Ćwiartka 3. Pilne i nieważne. Sprawy te należy wykonać samemu lub najlepiej zlecić ich wykonanie innej osobie. Zajmujemy się nimi dopiero po wykonaniu zadań z ćwiartki 1 „ważne i pilne”. W tej ćwiartce są , które nie są istotne dla naszego głównego celu, ale muszą zostać wykonane (zapłacenie rachunków). W miarę możliwości należy przekazywać je innym osobom do realizacji, uzyskując w ten sposób czas na zadania z ćwiartki nr 1 i nr 2.
Ćwiartka 4. Niepilne i nieważne. Jak łatwo się domyśleć, sprawy z tej ćwiartki najlepiej zignorować i nie poświęcać im czasu. Stanowią one tzw. „pożeracze czasu”. Wystarczy tylko na chwilę włączyć serial, by stracić godzinę czasu lub więcej (kolejny odcinek) . Gry komputerowe czy w telefonie pochłaniają bardzo dużo, czasu choć nie zauważamy jego upływu. Zbyt częste wykonywanie zadań z tej ćwiartki, skutkuje zaległościami w każdym obszarze.
Stosowanie Macierzy Eisenhowera pozwala nam samodzielnie planować swój czas oraz wybierać zadania zgodnie z naszymi indywidualnymi priorytetami. Problem może się pojawić, gdy niewłaściwie zdefiniujemy zadanie i w sposób błędny zakwalifikujemy zadanie do konkretnej ćwiartki. Musimy pamiętać, że odpoczynek i relaks mieszczą się w ćwiartce 2 „ważne i niepilne”, a nie w ćwiartce 4 „nieważne i niepilne”
Stosując to metodę (podobnie jak i inne) warto wspomagać się terminarzami, kalendarzami spotkań czy listami spraw do wykonania, a nie tylko liczyć na swoja pamięć.